Rekryteringstips

Behovet – vad är det egentligen?

Oavsett varför ett behov av att rekrytera uppstått rekommenderar vi alltid att man ska fundera en gång till vad behovet egentligen är. Att rekrytera är en stor investering, ändå genomförs det ofta betydligt mer lättvindigt än man exempelvis gör en maskininvestering i industrin. Tänk igenom om behovet verkligen är långsiktigt eller om det kanske är en tillfällig arbetstopp eller om det rent av är så att det går att planera ut arbetsuppgifterna på befintliga medarbetare. Det är inte sällsynt att ineffektivitet i en organisation kan ta sig uttryck i snabba beslut att ”vi behöver få in fler”. Här är det chefens ansvar att noga vända och vrida på hur behovet egentligen ser ut. Är det tillfälliga toppar kan man lösa det med visstidsanställningar eller bemanning. Är det en osäkerhet i beslutet är det utmärkt att kanske gå på en hyrrekryteringslösning där man kan anställa om behovet visar sig vara långsiktigt. Är det ineffektivitet man behöver arbeta med är det helt andra men ofta väldigt effektiva verktyg man bör ta till. Ring oss eller någon annan seriös aktör i branschen och för ett resonemang så att du landar rätt. Det är inte lätt att syna behovet själv alla gånger.

Kravprofilen – Bakgrundsbeskrivningen

När du väl konstaterat att det finns ett behov är det dags att fundera på kravprofilen. Tidigare har det ofta slarvats med kravprofiltagningen, men de senaste åren skulle vi våga påstå att många arbetsgivare blivit bättre på detta. I alla fall när det kommer till att ta extern hjälp i rekryteringen. Däremot är det tydligt att det fortfarande slarvas när det kommer till att täcka kortsiktiga behov och inte minst vid internrekrytering. Om kravprofil alls tas är den ofta tämligen grund och omfattar sällan, eller aldrig, personliga egenskaper som definieras på ett sätt så att det senare går att härleda till i urvalet.

Hela idén med kravprofilen är att tidigt i processen definiera rollen så att man senare i processen strukturerat kan ställa sökande mot detta och inte mot varandra. Och inte heller i lika stor utsträckning låta sig charmas av kandidater som kanske egentligen inte matchar det man söker men ändå ”känns rätt”. Vi vet av forskningen att detta ofta leder till kostsamma felrekryteringar. Kravprofilen ska täcka in många aspekter varav bakgrundsbeskrivningen är en aspekt som många slarvar med då man tror att ”det är givet”;

• Kort beskrivning av verksamheten
  • Hur ser verksamheten ut idag?
  • Hur vill man att den ser ut imorgon?
  • Vilka konkreta utmaningar ser ni i verksamheten som ni gemensamt har att förhålla er till?
  • Vilka förutsättningar finns i verksamheten att möta dessa, relativa styrkor och svagheter?
• Kort beskrivning av tjänsten
  • Vilket ansvar finns inom rollen idag och hur kan det komma att utvecklas över tid?
  • Vilka arbetsuppgifter förekommer idag och på lite längre sikt?
  • Vilket stöd och vilka resurser finns runt omkring rollen, vilka kommer man att arbeta närmast och till vem rapporterar man?
  • Vad är förväntan på en person i rollen och över vilken tidshorisont?

Naturligtvis kan man återanvända information från gång till gång, men lockas inte av att återanvända utan att ifrågasätta om informationen fortfarande gäller. Verksamheter och roller utvecklas och genom att alltid ställa saker på sin spets i samband med rekrytering kan ni driva en av de effektivaste formerna av verksamhetsutveckling varje gång ni rekryterar – så kallad inkrementell verksamhetsutveckling. Små förändringar åt det håll ni vill men implementerade på ett sätt så att det sker naturligt genom medarbetas (nya och befintliga) beteende och aktiviteter.

Kravprofilen – Önskade kunskaper, erfarenheter och inte minst förmågor.

När ni beskrivit rollen, dess förutsättningar och förväntningar är det dags att fundera på vad den som ska fylla rollen behöver med sig för att lyckas i rollen. Kortfattat kan sägas att ni här behöver definiera ytterligare en rad aspekter där ni inte heller nu får lockas av att ”ta in en ny” Lisa eller Lennart genom att återanvända utan att ifrågasätta;

Utbildning

Här ska ni först resonera kring vilken utbildning som krävs för att ”få göra jobbet”. Många jobb kan ha krav på en viss nivå av utbildning. Certifikat av olika slag ska ni ta upp här, men det kan också vara principiella bestämmelser inom er verksamhet som till exempel kan kräva ingenjörsexamen i vissa roller och liknande. En rekommendation är dock att inte falla i gropen att slentrianmässigt definiera krav på högskoleutbildning utan verkligen tänka genom det. En vanlig miss många gör här är att säga att man vill ha högskoleutbildad personal då man med en examen ”bevisat att man har tillräcklig begåvning”. Det stämmer inte – man kan kämpa sig genom en examen med ren och skär målmedvetenhet. Är det begåvning – eller snarare förmågan att snabbt ta in komplex information i nya situationer som troligtvis är det man egentligen menar – som krävs, finns det bättre sätt att säkerställa att detta finns. Var rimliga och ärliga i er bedömning genom att definiera vad personen måste ha för utbildning för att kunna göra jobbet respektive vad som är ”andra skäl” till kravbilden. Kan ni, lyft de ”principiella” kraven till ”meriterande” och inte som absolut krav. Men här vet vi att det inte alltid är möjligt.

Kunskap

Kunskap är ofta lurigt att definiera och förväxlas ofta med erfarenhet. Att ha erfarenhet av något är på inget vis samma sak som att man kan kunskap. Visst kan man tycka att det vore rimligt att kunskap samlas med erfarenhet, men det finns tyvärr tillfällen då så inte är fallet. Genom att definiera vilken kunskap som krävs tar ni fram konkreta saker som personen ni söker verkligen ska ha med sig in och omgående kunna använda. Det kan vara kunskaper i språk, verktyg, svensk materialrätt, redovisningssed eller affärsrätt, specifika programmeringsspråk eller arbetsmetodik – helt beroende av tjänst. Tänk på att kunskap snabbt förvärvas av rätt person med rätt förmågor. Ställ rimliga krav utifrån vad ni som verksamhet orkar med i att ”vänta på full leverans”. Var också här ärliga med vad som är ett absolut krav och flytta de andra aspekterna till ”meriterande”.

Erfarenhet

Erfarenhet är som tidigare nämnts ofta förväxlat med kunskap. Vi rekommenderar er hellre att se på erfarenhet som ”vad måste en person komma in med för att få tillräckligt förtroende att driva rollen”. Förtroendet kan vara från kunder, andra medarbetare, kollegor, underleverantörer eller annat. Även om vi i stort alltid rekommenderar att fokusera personliga potential före erfarenhet vet vi av erfarenhet att det kan vara så att det är en ”omöjlig tröskel” för en alltför oerfaren person att ta sig an vissa roller. Även om de rent sakligt skulle göra uppgiften minst lika bra som en erfaren, skulle det inte ges, eller ta för lång tid, för omgivningen att ge personen förtroendet som krävs. Tänk noga genom detta och sortera erfarenhet på samma vis som utbildning och kunskap under skallkrav respektive meriterande så har ni en lättare prioriteringsgrund senare i urvalet.

Lyckas ni definiera ovanstående aspekter under tydliga SKALLKRAV respektive MERITERANDE har ni möjligheten att också lyckas prioritera personlig potential så som det bör prioriteras. Här är forskningen väldigt tydlig; Rätt personlig förmåga, eller potential, är den enskilt starkaste så kallade prediktorn på om en person kommer leverera eller inte i en specifik roll. Därmed INTE sagt att utbildning, erfarenhet och kunskap inte är viktigt, men det är viktigt att inte ”låsa ute” potentiella stjärnor från att vinna urvalet genom att sätta orimliga skallkrav på en roll. Kan ni hitta den rimliga balansen i kravbilden och själva eller genom en partner säkra personlig potential (krävs tester med koppling till kravprofilen) kan ni göra sorteringen enligt nedan;

1. Möter kandidaten SKALL kraven – Ja
2. Möter kandidaten den personliga potential vi vill se i rollen – Ja
3. I vilken grad möter kandidaten de MERITERANDE aspekterna?
4. MAGKÄNSLA i mötet med de som rankas bäst mot ovan

Vad är det vi säger – Jo att i våra ögon är alltid de personliga egenskaperna, förmågan, överordnade de meriterande utbildnings- erfarenhets- och kunskapskraven. Men, givet att SKALLkraven är rätt ställda skall dessa vara uppfyllda för att kandidaten ska vidare i processen.

Balansen i ovanstående prioritering är ofta det som gör att vi lyfts in för att hjälpa kunder formulera kravprofiler även i deras egen rekrytering. Är du osäker – ta hjälp. Kontakta oss.

Sedan finns det en sak som är väldigt viktig att fundera genom tidigt för att fånga rätt nivå i rollen och det är lönenivån. Många är de gånger då detta glömts bort och man står där till slut med en kanonkandidat som är precis det man söker, men det är fullständigt omöjligt att matcha förväntan när det kommer till lönenivå. Lön blir ofta en känslig fråga, men försök att inte göra det till det genom att tidigt säkra att sökande ryms inom det lönespann ni satt upp. Men var också vaken på att er egen uppfattning om lönenivån stämmer överens med den förväntansbild ni har på personen. Stäm av med omgivningen hur lönestrukturen ser ut givet er kravprofil. Det kan ske med ”kollegor i branschen”, branschorganisationer och på många andra sätt.

Kravprofilen – Personlig potential, hur arbetar jag med det?

Vi pratade i tidigare stycke om vikten av att kandidater vi söker möter den personliga potentialen – förmåga – som krävs för att fylla en viss roll. Det är nog tämligen naturligt för de flesta att så är fallet, men det kanske inte är lika självklart för alla hur man gör detta. Det är här personlighets- och begåvningstest fyller sin funktion och som bäst hjälper de tester oss som kan bidra med en koppling mellan kravprofilen och det senare urvalet då vi med dessa verktyg kan låta de sökande som matchar SKALLkraven göra tester och med en erfaren analys specifikt ställa dem mot det vi redan i kravprofilarbetet definierat som ”rätt/bäst/önskat beteende” för rollen. Rätt utnyttjat kan vi, genom att använda dessa instrument på rätt sätt, plocka fram ett antal slutkandidater som vi så långt det är möjligt VET har rätt förmåga. Det ger att rekryterande chef i de slutliga samtalen med dessa kandidater kan prata om rollen och samarbetet och fokusera på det som trotsallt är fortsatt väldigt viktigt – nämligen att magkänslan är den rätta mellan chef och medarbetare.

Annonsering av behovet?

Med en tydlig kravprofil i handen blir det avsevärt mycket enklare att formulera en riktigt bra annons. Du vet i det läget hur verksamheten och rollen ser ut och vad du söker för typ av person, både avseende bakgrund och personlighet om du nyttjat alla tidigare tips i kravprofilen. Men hur mycket ska man berätta då, hur ärlig ska man vara – ska man ens annonsera och var?

När det kommer till den första frågan – hur mycket ska man berätta – är vår rekommendation att man, i den mån det är möjligt, ge läsaren så mycket information som möjligt om än i ett koncentrerat skick. Det finns naturligtvis situationer som kräver viss diskretion, men om man inte ser rimliga orsaker till att undanhålla viktig information, gör inte det. Annonsen är inte bara till för att locka sökande, den är till för att locka rätt sökande. Allt annat kommer bara innebära mer jobb för dig eller den som gör urvalet och dessutom slösa fel kandidaters tid vilket aldrig är bra för ert varumärke.

Var ni ska annonsera är en helt annan sak och styrs väldigt mycket av vilken typ av roll det är du ska tillsätta. Vissa roller tjänar på att annonseras lokalt medan andra ska gå nationellt och kanske rent av internationellt. En del går med fördel i fackpress, andra i dagstidningen medan det stora flertalet oftast räcker gott att genomföra en väl riktad digital annonsering/marknadsföring. Vissa specifika roller gör man med fördel en så kallad riktad digital marknadsföring mot specifika målgrupper. Här finns gropar att gå i och många ”svarta hål” att lägga pengar i. Generellt är vår rekommendation att, i den mån man har tid, först prioritera digital marknadsföring och först vid behov komplettera med tryckt media då detta generellt är betydligt dyrare och ger avsevärt mindre spridning än de digitala vägarna.

Executive Search är ofta väldigt effektivt när det utförs av en seriös aktör. Har du avropat det är vår rekommendation att du också kräver statistik i leveransen. Genom att ställa nedanstående frågor kan du dels säkra att du får det du betalar för, men framförallt kan du också få annan värdefull information;

• Hur många har ni identifierat som matchar kravprofilen?
• Hur många av dessa har ni fått tag på och av de som sagt nej, varför säger man nej?
• Hur många av de som visat intresse har inkommit med ansökan
• Hur många av dessa är med i sluturvalet (det vill säga vilka kandidater kommer från eventuell annonsering respektive vilka kommer från searchen).

Urvalet

Vi har redan i stycket om kravprofilen pratat om hur vi rekommenderar att ni viktar kandidaterna i urvalet. En påminnelse är dock på sin plats då det är lätt hänt att man ”glömmer bort vad man söker” när man börjar kika på alla spännande kandidater. ”jag ser först vad jag behöver när jag ser kandidaterna” är ingen ovanlig kommentera och vi kan absolut förstå vad man menar och det finns en poäng i det. Men tappa inte greppet om vad ni sagt er behöva när ni tänkte genom behovet tidigare i processen. Det är nu kravprofilen kommer till användning. Håll i den och ställ er nedanstående frågor för var och en av kandidaterna;

1. Möter kandidaten SKALL kraven – Ja, kandidaten går vidare
2. Möter kandidaten den personliga potential vi vill se i rollen – kräver tester för att säkra, nyttja det. Om kandidaten har det som söks går kandidaten vidare.
3. I vilken grad möter kandidaten de MERITERANDE aspekterna. Här kan ni börja finjustera urvalet för att möta även ”gosakerna” ni söker hos en kandidat.

Ett tips när det kommer till att säkra hur kandidaterna möter skallkraven är att låta kandidaten själv tala om på vilket sätt denne ser sig ha det som söks. En del tycker att det ligger på rekryteraren eller den rekryterande chefen att, via CV och personligt brev, läsa ut detta och visst, det är en väg att gå. Men du kan också tala om för kandidaterna precis vad det är för något du söker när det kommer till utbildning, kunskap och erfarenhet och faktiskt be kandidaten att själv, gärna skriftligt, tala om hur denne anser sig möta detta. Det ger kandidaten en god insyn i vad du söker och därmed en bra känsla för nivån i rollen. Samtidigt ger det dig en chans att verkligen kunna hålla kandidaten ansvarig för vad den utger sig komma in med. Ett CV kan på inget vis ge samma detaljerade bild som detta.

En sista men väldigt viktig grundregel i urvalet är att ställ inte kandidaterna mot varandra. Ställ var och en motkravprofilen. Om ni lyckas hålla er till det kommer ni få ett bra urval mot det ni söker och undviker att gå i fällan att ”charmas” av välskrivna CVn och personliga brev.

Intervjun

Så – nu har du en shortlist med kandidater som du inom rimliga tvivel vet har det du tror behövs för att fylla rollen. Nu är det dags att i intervjuer fördjupa bekantskapen med dem och dels säkra upp att de har det som sagts och dels för att känna in att det känns bra. För både dig och kandidaten.

Vi har sedan många år valt att hålla kompetensbaserade intervjuer med våra kandidater och det är den i särklass mest effektiva metodik vi använt oss alla de år vi arbetat. Det är dock en metodik som, precis tolkning av testresultat, det krävs övning och åter övning i för att bli bra. Naturligtvis kan vi eller någon annan branschkollega hjälpa dig med detta, men det finns också några grundregler som även en oerfaren intervjuare kan tänka på när denne förbereder och genomför intervjuerna;

• Formulera dina frågor noga utifrån den kravprofil du har. Det är denna du skall förhålla dig till och det är runt den dina frågor bör kretsa.
• Undvik hypotetiska resonemang som ”hur skulle du göra om…”. De flesta vet hur man bör bete sig i givna situationer, men långt ifrån alla kan sedan själva leva upp till det. Håll dig istället till de beteenden som du förutsett är viktiga för att lyckas i rollen och formulera frågor som anspelar på situationer där sådant beteende är viktigt. Be kandidaten berätta om situationer som denne har varit med om och hur denna i det lägen gjort och vilket resultat det gett. Situation, beteende, resultat är det du är ute efter att lyssna in och förstå för det är nämligen så att människor tenderar att bete sig så som de tidigare betett sig och endast med små skillnader ändrar sitt beteende. Genom att då lyssna in tidigare situationer personen varit med om, får du en känsla för hur denne även framgent kommer bete sig. Det är detta beteende du rekryterar in.
• Ställa samma frågor på samma sätt till alla. Låt dig inte lockas att ”hjälpa” kandidaterna att förstå eller tolka din fråga. Hur kandidaten tolkar din fråga är också en del av analysen. Genom att hålla dig till samma frågor som grund i din intervju kan du också ranka hur väl du tycker att respektive kandidater möter det du eftersöker och genom att göra lika på alla kan du också rangordna dem mot kravprofilen. Och kom ihåg – Var och en mot kravprofil. Inte mot varandra.
• Dokumentera samtalet. Detta är särskilt viktigt om du träffar många kandidater, men redan vid ett par tre kandidater kommer du börja ha svårt att hålla isär dem. Dokumentationen gör det lättare att dels själv gå tillbaka till urvalet, men också att ta hjälp av en kollega om du vill bolla dina tankar mot någon.

Utöver att du ska känna in att kandidaten är rätt för jobbet måste du också hålla i minnet att kandidaten också är där för att utvärdera dig och jobbet. Förhåll dig till detta och gör det som borde vara självklart för alla men tyvärr inte alltid är det – behandla den sökande med respekt. Bemöt personen professionellt och som en efterlängtad gäst. Även här bör du anstränga dig att behandla alla lika. Om du erbjuder en kandidat kaffe eller te, gör det samma med nästa. Presentera dig och agendan för ert möte. Agendan ja – här har vi en vanlig fallgrop där väldigt många oerfarna intervjuare pratar bort intervjun och inte fokuserar på kandidaten utan på sig själv eller sin egen verksamhet. Ett bra exempel på agenda som du kan följa är;

• Välkomst och kort presentation av dig själv och verksamheten (max 5 minuter)
• Berätta kort om agendan, att kandidaten kommer ges möjlighet att ställa frågor och när
• Kompetensbaserade frågor med fokus på situation, beteende, resultat, se tidigare stycke. Kom ihåg – detta är de viktigaste frågorna. Med tiden blir det ett naturligt sätt att intervjua och du kommer att se kraften i det, men de första gångerna kan det kännas väldigt svårt för både dig och kandidaten. Här kan du få hjälp om du känner dig osäker
• Övriga frågor (mer ett samtal i dialogform); Vad gör personen idag, vad trivs hen med, trivs inte med, styrkor, svagheter i den rollen, vad hen skulle vilja göra mer eller mindre av, varför intresserad av denna tjänst, vilka frågor/funderingar har hen om rollen, verksamheten etc.
• Avsluta med vad som händer härnäst och ungefär när

Och du – kom ihåg att dokumentera samtalet. Det hjälper dig senare och upplevs inte opersonligt som en del tror utan snarare professionellt. Det hjälper dig också i senare skede när du ska ge en personlig återkoppling till de som varit på intervju.

Beslutet

Att fatta beslut är för många det absolut svåraste i rekrytering, särskilt om man står med flera kandidater som matchar kravprofilen och som efter intervjuerna känns bra. Men – Har du följt våra rekommendationer och dokumenterat och följt samma linje med alla kandidaterna och ställt var och en av dem mot kravprofilen och inte börjat laborera med att jämföra dem med varandra, så har du en god chans att ha ett underlag du faktiskt kan luta dig mot i ditt beslut. Det är till och med så att metodiken som vi rekommenderar dig gör det möjligt att lösa en av de värsta situationerna i en rekrytering – nämligen att ”bara ha en som matchar det vi söker”. Det här går emot oss som människor då vi är byggda för att fatta beslut på val vilket känslomässigt kräver av oss att få välja mellan kandidater. Till och med om det så är en bra och en dålig vill vi välja. Men det är inte rationellt. Det rationella är att fortsatt förhålla sig mot kravprofilen – Har vi en kandidat som matchar kravprofilen och dessutom ”känns bra i magen” ska du inte behöva fler att välja på. Uppdraget löst och låt dig inte störas av att inte få välja. Du har redan fått det du efterfrågat.

Återkoppling

En aspekt som alltför ofta glöms bort eller behandlas med alltför litet engagemang är återkopplingen till de kandidater som inte fick jobbet. En sak är att våra kunder som inte dagligen arbetar med rekrytering glömmer det, men tyvärr sker det också inom vår egen bransch och profession.

Att investera tid i återkoppling till kandidaterna i en genomförd rekrytering är att investera tid i nästa rekrytering och i ditt eget och verksamhetens varumärke. Vem vet var du och kandidaterna träffas nästa gång. Kanske är det du som sitter på andra sidan skrivbordet då?

Vi får ofta frågan var man ska dra gränsen för en rimlig återkoppling. Vår inställning är att alla kandidater ska ges möjligheten till en personlig kontakt, en kanske inte att alla aktivt söks upp för personlig återkoppling. Det finns system som sköter detta snyggt idag, men det är viktigt att också basera återkopplingen på den specifika tjänsten och hur långt de olika kandidaterna kommit i processen och därmed hur mycket de faktiskt själva investerat i processen. Desto längre de kommit desto mer engagemang i personlig återkoppling har de rätt att förvänta sig. Nedan är några hållpunkter vi själva förhåller oss till i detta sammanhang;

• Ofta erbjuds våra kandidater en personlig kontakt med ansvarig rekryterar. Detta då vi nästan alltid arbetar med ”kvalificerade” tjänster och chefspositioner inom privat och offentlig verksamhet där det kan vara känsligt att skicka in en konkret ansökan.
• Samtliga kandidater skall få bekräftelse på att ansökan inkommit som den sak, inkl. en kort beskrivning av vad som sker som nästa steg
• Vartefter en kandidat går genom processens olika steg bör det ske en återkoppling om nästa steg. Kandidater som du ser inte matchar kraven i de olika stegen bör få denna info, men att vi eventuellt kan komma att justera kravbilden och då gärna vill återkomma. Detta är viktigt att för att inte i onödan ”låsa upp kandidater” som annars kanske söker andra jobb.
• Kandidater som genomfört testet kopplat till ett urval skall alltid på något sätt erhålla återkoppling på dessa. Ju längre en kandidat kommer desto djupare återkoppling bör ges.
• Slutkandidater som kommit på djupintervju bör alltid aktivt uppsökas för besked och en personlig återkoppling på varför beslutet fattades som det gjordes.

Här sätter ni själva er egen nivå på återkoppling, men en grundregel kan vara att, som i så många andra fall, fundera på hur du själv vill bli behandlad om du själv söker jobb.

Onboarding och avrundning

Det finns avslutningsvis en återkoppling som tyvärr alltför sällan utnyttjas, nämligen den till den kandidat som faktiskt tagit anställning i tjänsten. Givet att ni följt våra rekommendationer i rekryteringen sitter ni nu på ett ovärderligt underlag inför den kommande ”onboardingen” – det som vi brukar kalla ”inskolning” i förskoleklasserna. ”Inskolningen” är som alla vet avgörande för känslan av trygghet och det är på inget vis annorlunda för oss vuxna när vi kommer till en ny arbetsplats. Ni har med detta sätt att arbeta ett underlag som visar på kandidatens troliga relativa styrkor och svagheter kopplat till både utbildning, erfarenhet, kunskap och inte minst som person. Ni har därmed världens chans att med det som grund etablera en rak och tydlig kommunikation mellan den nya medarbetaren och dennes chef baserat på det ni redan vid anställning kan förvänta er. Dra nytta av detta och få ut det bästa av er nya medarbetare på snabbast möjliga vis. Naturligtvis kräver detta än mer av er och kanske är det så att detta är ett bra skäl till att ta hjälp i rekrytering av oss som arbetar med det till vardags. Men om ni nu vill göra det själva, missa inte dessa möjligheter utan gör det bästa ni kan med det ni har.

Vill du komma i kontakt med oss?

Fyll i kontaktformuläret så ser vi till att relevant person utifrån ditt ärende tar kontakt med dig.